1. Quem responde por quais dados
Existem três conjuntos de dados aqui, e eles têm donos diferentes.
Os seus dados de cadastro (nome, CRP, e-mail, cobrança) são tratados pela Vínculos como controladora — nós decidimos o que fazer com eles para conseguir te vender e te entregar o serviço.
Os dados dos seus pacientes são seus. Quem decide o que registrar, por quanto tempo e para quem mostrar é você. A Vínculos é apenas a operadora: guarda, protege e processa esses dados seguindo as suas instruções, nunca por conta própria.
Os dados de quem preenche um formulário no site (vinculos.com.br) são tratados pela Vínculos como controladora. É quem ainda não tem conta e deixou um contato para saber mais ou receber novidades — nada disso entra na plataforma nem se mistura com prontuário.
1.1 Quem opera a plataforma
KAZ DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL LTDA — CNPJ 52.224.875/0001-70, Alameda Rio Negro, 503, Sala 2020 — Alphaville Centro Industrial e Empresarial, Barueri/SP, CEP 06454-000. Doravante "Vínculos".
Canal oficial de contato: contato@vinculos.com.br.
1.2 Os papéis da LGPD
Nos termos do art. 5º, VI e VII, da Lei nº 13.709/2018 (LGPD):
- quanto aos dados da Profissional (cadastro, assinatura, uso da plataforma), a Vínculos atua como controladora;
- quanto aos dados dos Pacientes registrados na plataforma, a Profissional é a controladora e a Vínculos é operadora, tratando esses dados exclusivamente conforme as instruções da Profissional e o previsto nesta Política e nos Termos de Uso;
- quanto aos dados de quem preenche um formulário no site sem ter conta, a Vínculos atua como controladora.
Na prática, isso significa que a Vínculos não usa o conteúdo clínico dos seus pacientes para nenhuma finalidade própria: não treina modelos de inteligência artificial com ele, não o analisa para produzir estatísticas de mercado, não o vende e não o compartilha com anunciantes.
2. Que dados tratamos
Tratamos o que você informa no cadastro, o que você registra sobre os seus pacientes e alguns dados técnicos necessários para o serviço funcionar com segurança. Não coletamos nada por trás — o que existe na plataforma é o que você colocou lá.
2.1 Dados da Profissional
- Cadastro e identificação: nome completo, e-mail, telefone, número de inscrição no CRP, foto de perfil (opcional) e CPF (opcional, exigido apenas para as integrações de cobrança).
- Dados da clínica: nome, CNPJ, razão social, tipo de empresa, endereço e telefone, quando informados.
- Assinatura e cobrança: plano contratado, ciclo, forma de pagamento, histórico de cobranças e status de pagamento. A Vínculos não recebe, não armazena e não processa número de cartão de crédito — o pagamento acontece integralmente no ambiente da instituição de pagamento parceira.
- Configurações de trabalho: horários de atendimento, valor de sessão, chave PIX, modelos de mensagem e preferências da agenda.
2.2 Dados dos Pacientes
Registrados pela Profissional, sob responsabilidade dela:
- Identificação e contato: nome, data de nascimento, CPF, telefone, e-mail, endereço, contato de emergência e responsável legal, quando aplicável.
- Conteúdo clínico (dado pessoal sensível, art. 5º, II, da LGPD): queixa inicial, anamnese, evoluções de sessão, anotações rápidas, documentos psicológicos emitidos e, quando o recurso é usado, gravação de áudio da sessão, transcrição e resumo.
- Dados administrativos do atendimento: sessões, status de comparecimento, recorrências, pagamentos, pacotes e histórico de status do paciente.
- Assinatura eletrônica de documentos: nome do signatário, data e hora, endereço IP e códigos de verificação (hashes) — necessários para comprovar a autenticidade do documento assinado.
2.3 Dados técnicos e de uso
- Registros de acesso e auditoria: data, hora, autor e tipo de ação sobre prontuário e dados sensíveis — exigência das resoluções do Conselho Federal de Psicologia e da própria LGPD.
- Dados de sessão de login e endereço IP, usados para autenticação e segurança.
- Registro de envio de mensagens por WhatsApp: número de destino, data, status de entrega e o conteúdo enviado por modelo aprovado.
A Vínculos não utiliza ferramentas de publicidade, de rastreamento comportamental ou de análise de audiência de terceiros dentro da plataforma.
2.4 Dados de quem preenche um formulário no site
O site vinculos.com.br tem dois formulários, e só coletamos o que você digita neles:
- Formulário de contato: nome, e-mail, número de inscrição no CRP, telefone de WhatsApp e o plano de interesse selecionado.
- Newsletter: apenas o e-mail.
Preencher qualquer um deles não cria uma conta e não dá acesso à plataforma. Esses dados ficam separados do produto: não viram cadastro de Profissional, não se cruzam com prontuário e não são usados para nenhuma finalidade além da que motivou o contato.
3. Para que usamos e com que base legal
Usamos os dados para entregar o serviço que você contratou, cumprir o que a lei e o Conselho exigem, e manter tudo seguro. Nada além disso.
| Finalidade | Dados | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|
| Criar e manter a conta, autenticar acessos | Cadastro da Profissional | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Cobrar a assinatura e emitir documentos fiscais | Cobrança da Profissional | Execução de contrato e obrigação legal (art. 7º, V e II) |
| Armazenar e disponibilizar o prontuário à Profissional | Conteúdo clínico do Paciente | Tutela da saúde, por profissional de saúde (art. 11, II, "f") |
| Agendar, lembrar e cobrar sessões do Paciente | Contato e dados administrativos do Paciente | Execução de contrato entre Profissional e Paciente (art. 7º, V) e legítimo interesse da Profissional (art. 7º, IX) |
| Manter registros de auditoria e a imutabilidade das evoluções | Registros técnicos e de auditoria | Cumprimento de obrigação legal e regulatória (art. 7º, II e art. 11, II, "a") |
| Guardar o prontuário pelo prazo mínimo exigido | Conteúdo clínico do Paciente | Cumprimento de obrigação regulatória do CFP (art. 7º, II) |
| Prevenir fraude, abuso e garantir a segurança da plataforma | Dados técnicos, IP, registros de acesso | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Enviar comunicações operacionais (aviso de vencimento, mudança de plano, aviso de conta) | E-mail da Profissional | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Gravar, transcrever e resumir sessão por inteligência artificial | Áudio, transcrição e resumo | Consentimento específico do Paciente, colhido pela Profissional (art. 11, I) |
| Responder a quem pediu contato pelo formulário do site | Dados do formulário de contato | Procedimentos preliminares a contrato, a pedido do titular (art. 7º, V) |
| Enviar a newsletter para quem se inscreveu | E-mail informado na newsletter | Consentimento (art. 7º, I), revogável a qualquer momento |
3.1 O que nunca fazemos
- Não vendemos, alugamos nem cedemos dados pessoais a terceiros.
- Não usamos conteúdo clínico para treinar modelos de inteligência artificial.
- Não exibimos publicidade dentro da plataforma nem permitimos que anunciantes acessem qualquer dado.
- Não usamos dados de pacientes para prospectar clientes.
4. Com quem compartilhamos
A plataforma depende de alguns fornecedores de infraestrutura para funcionar — hospedagem, banco de dados, cobrança, envio de mensagens. Cada um recebe apenas o mínimo necessário para a função dele, e nenhum recebe o conteúdo clínico legível.
| Fornecedor | Para quê | O que recebe |
|---|---|---|
| Supabase | Banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos | Todos os dados armazenados — o conteúdo clínico chega já criptografado, ilegível sem a chave, que não fica no banco |
| Vercel | Hospedagem e execução da aplicação | Dados em trânsito durante o processamento das requisições |
| Asaas | Cobrança da assinatura e, quando ativada, cobrança dos pacientes | Nome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone e valor — nunca conteúdo clínico |
| Meta Platforms | Envio e recebimento de mensagens pelo WhatsApp | Número de telefone e o conteúdo da mensagem enviada — nunca prontuário |
| Criação do link de videochamada, quando a integração é conectada | Apenas a solicitação de criar uma sala — nenhum dado de paciente, nenhum acesso à agenda do Google | |
| Resend | Envio de e-mails operacionais | E-mail e nome da Profissional e o conteúdo do aviso |
| Servidor de transcrição da Vínculos | Transcrição e resumo de sessão por IA | Áudio da sessão, apenas durante o processamento — infraestrutura própria, não é serviço de terceiro |
4.1 Integrações que só existem se você ligar
WhatsApp, cobrança via Asaas para pacientes, videochamada do Google e transcrição por IA são opcionais. Enquanto não forem conectadas por você, nenhum dado é enviado a esses fornecedores.
4.2 Autoridades e ordem judicial
Dados podem ser compartilhados quando houver ordem judicial, requisição de autoridade competente ou obrigação legal. Sempre que for juridicamente possível, a Profissional será comunicada antes.
4.3 Reorganização societária
Em caso de fusão, aquisição ou incorporação, os dados podem ser transferidos à sucessora, que fica obrigada a manter integralmente as condições desta Política. A Profissional será comunicada com antecedência mínima de 30 dias e poderá cancelar a assinatura, nos termos dos Termos de Uso.
5. Transferência internacional
Alguns fornecedores de infraestrutura são empresas estrangeiras. Isso é permitido pela LGPD e não muda nenhuma das proteções descritas aqui.
Parte dos fornecedores listados na seção 4 pode processar dados fora do território brasileiro. Essas transferências ocorrem nos termos do art. 33 da LGPD, amparadas nos contratos firmados com cada fornecedor, que impõem obrigações de segurança e confidencialidade equivalentes às previstas na legislação brasileira.
O conteúdo clínico, quando armazenado, está criptografado antes de sair da aplicação — a chave de criptografia não é compartilhada com nenhum desses fornecedores.
6. Como protegemos
O conteúdo clínico é embaralhado antes de ser salvo, com uma chave que não fica junto do banco. Quem invadir o banco não lê nada. E cada acesso a prontuário fica registrado.
- Criptografia do conteúdo sensível na aplicação — evoluções, anamnese, anotações, CPF, transcrições e resumos são criptografados antes de chegar ao banco de dados.
- Chaves segregadas por domínio — a chave do conteúdo clínico nunca é a mesma das credenciais de WhatsApp, Asaas ou Google.
- Isolamento no nível do banco — cada profissional só alcança os próprios registros, regra aplicada pelo banco de dados e não apenas pela interface.
- Registro de auditoria de acessos e alterações de prontuário.
- Imutabilidade das evoluções — uma correção gera uma nova versão, nunca sobrescreve nem apaga a anterior.
- Tráfego criptografado (HTTPS/TLS) em todas as conexões.
- Arquivos privados — documentos e gravações ficam em armazenamento fechado, acessível apenas por links temporários gerados para quem tem permissão.
A equipe da Vínculos tem acesso técnico à chave de criptografia, mas só acessa conteúdo clínico em três situações: quando você solicita ajuda ao suporte, por ordem judicial ou para restaurar o serviço em caso de falha grave. Todo acesso fica registrado. O detalhamento técnico está na página de Segurança e Privacidade.
7. Por quanto tempo guardamos
Cancelar a assinatura não apaga o prontuário no dia seguinte. O Conselho exige guarda mínima de 5 anos, e a plataforma respeita isso — inclusive avisando você antes de qualquer exclusão definitiva.
| Situação | Prazo | O que acontece |
|---|---|---|
| Conta ativa | Enquanto durar a assinatura | Tudo disponível normalmente |
| Assinatura suspensa por falta de pagamento | 90 dias | Acesso à plataforma bloqueado, exportação completa liberada |
| Conta cancelada pela Profissional | 90 dias | Período de carência com exportação completa liberada e possibilidade de reativar |
| Após os 90 dias | Até 5 anos do último atendimento | Conta arquivada: acesso normal encerrado, dados preservados e exportáveis mediante solicitação, cumprindo a guarda exigida pelo CFP |
| Fim do prazo de guarda | — | Exclusão definitiva e irreversível, com avisos por e-mail 60, 30, 7 e 1 dia antes |
| Teste grátis que nunca virou assinatura | 15 dias após o fim do teste | Exclusão definitiva, com aviso prévio por e-mail — não há prontuário sob guarda de atendimento pago |
| Gravação de áudio de sessão | 30 dias | O arquivo de áudio é apagado automaticamente; a transcrição e o resumo permanecem no prontuário |
| Contato deixado em formulário do site | 24 meses | Exclusão automática, contada da data do envio. Antes disso, é removido a qualquer momento mediante pedido por e-mail |
Registros de auditoria e dados necessários ao cumprimento de obrigações legais, fiscais ou à defesa em processo judicial podem ser mantidos pelos prazos legais correspondentes, mesmo após a exclusão dos demais dados.
8. Recursos de inteligência artificial
A gravação e o resumo de sessão só existem se você ligar, e só devem ser usados com o consentimento do paciente. O áudio é processado em servidor próprio, não é enviado a nenhum serviço de IA de terceiro, e nada disso é usado para treinar modelo nenhum.
- O recurso é opcional e depende de ativação explícita pela Profissional a cada sessão.
- Cabe à Profissional colher o consentimento livre, informado e específico do Paciente antes de gravar — a plataforma oferece o termo de consentimento para assinatura eletrônica, mas a obrigação é da Profissional.
- O áudio é processado em infraestrutura própria da Vínculos. Não é enviado a provedores de IA de terceiros.
- Transcrição e resumo são criptografados e tratados como conteúdo clínico.
- Nenhum áudio, transcrição, resumo ou evolução é usado para treinar modelos.
- O resumo é rascunho de apoio: nunca vira documento psicológico sozinho, e é sempre revisado e aprovado pela Profissional.
9. Seus direitos e como exercê-los
Você pode exportar tudo sozinha, a qualquer momento, sem pedir nada a ninguém. Os demais direitos são exercidos por e-mail e respondidos em até 15 dias.
Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade; portabilidade; informação sobre compartilhamento; informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências; e revogação do consentimento.
9.1 Autoatendimento
- Exportação completa em formato aberto, a qualquer momento, em Configurações → Dados e privacidade. Disponível inclusive durante a suspensão e o período de carência.
- Correção dos seus dados de cadastro e dos dados dos pacientes, diretamente nas telas do produto.
- Cancelamento da conta, com o período de carência descrito na seção 7.
9.2 Se você preencheu um formulário no site e não tem conta
O autoatendimento acima vive dentro da plataforma, e quem só deixou um contato não tem acesso a ele. Nesse caso, o pedido — de acesso, correção ou remoção — é feito por e-mail para contato@vinculos.com.br, e a remoção é atendida sem análise: não há guarda regulatória sobre um contato comercial, ao contrário do prontuário.
9.3 Solicitações que exigem análise
Pedidos que fogem do autoatendimento — em especial exclusão imediata — são analisados individualmente, porque podem conflitar com a guarda mínima de prontuário exigida pelo Conselho Federal de Psicologia. Você pode registrar esse pedido dentro do produto, em Configurações → Dados e privacidade, ou por e-mail.
Prazo de resposta: 15 dias corridos a contar do recebimento.
A exclusão de prontuário nem sempre pode ser atendida. A guarda mínima de registros de atendimento psicológico é obrigação regulatória, e prevalece sobre o pedido de eliminação enquanto o prazo estiver em curso (art. 16, I, da LGPD). Nesse caso, a resposta explicará o motivo e a data em que a exclusão se torna possível.
9.4 Como excluir seus dados — passo a passo
Para excluir os dados obtidos através da Meta (conexão do WhatsApp):
- Entre na sua conta em app.vinculos.com.br.
- Vá em Configurações → Integrações → WhatsApp da Clínica.
- Clique em Desconectar.
A desconexão encerra a integração imediatamente e, no mesmo ato, três coisas acontecem:
- A credencial de acesso é apagada. O token que autoriza a Vínculos a operar o seu WhatsApp é excluído do nosso banco de dados — não fica guardado, nem inativo, nem arquivado.
- Cancelamos a inscrição do nosso aplicativo junto à Meta, para que ela pare de nos entregar eventos da sua conta.
- Nenhuma mensagem nova é enviada ou registrada. Se ainda assim chegar qualquer evento da Meta, ele é descartado sem ser gravado.
Permanece apenas o identificador do número da sua clínica (sem o qual não é possível obter nada, por não ser uma credencial) e o histórico das mensagens já trocadas até ali, que faz parte do registro do seu atendimento.
Para apagar também esse identificador e o histórico de mensagens já trocadas, use o procedimento de exclusão de conta abaixo — que remove tudo — ou solicite a exclusão pontual pelo e-mail indicado na seção 14.
Para excluir a sua conta e todos os dados da plataforma:
- Entre na sua conta em app.vinculos.com.br.
- Vá em Configurações → Dados e privacidade.
- Antes de excluir, use Exportar todos os meus dados se quiser guardar uma cópia — depois da exclusão definitiva não há como recuperar.
- Clique em Excluir minha conta e confirme com a sua senha.
A conta é encerrada na hora e os dados entram no período de carência de 90 dias descrito na seção 7, durante o qual você ainda pode exportá-los ou cancelar a exclusão. Depois disso, a conta é arquivada e os dados seguem apenas sob a guarda mínima exigida pelo Conselho Federal de Psicologia, até a exclusão definitiva.
Se você não consegue acessar a conta, escreva para contato@vinculos.com.br a partir do e-mail cadastrado. O pedido é respondido em até 15 dias corridos.
10. Direitos dos pacientes
Se um paciente seu quiser acessar ou apagar os dados dele, quem responde é você — não a Vínculos. Nós te damos as ferramentas e te apoiamos, mas não temos relação direta com o seu paciente.
Como a Profissional é a controladora dos dados dos Pacientes, pedidos de titulares de dados feitos por Pacientes devem ser dirigidos à Profissional, que os atende com apoio das ferramentas da plataforma.
Se um Paciente procurar a Vínculos diretamente, o pedido será encaminhado à Profissional responsável e o Paciente será informado disso — a Vínculos não acessa nem entrega conteúdo clínico a terceiros por conta própria.
12. Incidentes de segurança
Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Vínculos comunicará a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e as Profissionais afetadas em prazo razoável, nos termos do art. 48 da LGPD, informando a natureza dos dados envolvidos, os riscos e as medidas adotadas.
Cabe à Profissional, na qualidade de controladora, avaliar e conduzir a comunicação aos Pacientes eventualmente afetados, com o apoio das informações fornecidas pela Vínculos.
13. Alterações desta Política
Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças no produto, nos fornecedores ou na legislação. A data da última atualização fica sempre indicada no rodapé desta página.
Alterações relevantes — em especial mudanças de finalidade, de prazo de guarda ou inclusão de novo fornecedor com acesso a dados — serão comunicadas por e-mail e por aviso dentro da plataforma, com antecedência mínima de 30 dias.
14. Contato e encarregado de dados
Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (art. 41 da LGPD): Jefferson Kazmirczak — jefferson@vinculos.com.br.
Canal geral de contato: contato@vinculos.com.br.
Você também pode apresentar reclamação diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). O recurso a esta Política ou ao contato acima não é condição para isso.